Veel KMO's werken al met Google Workspace voor hun mail, agenda en bestanden. De telefoon zit er vaak nog los naast: een oude centrale op kantoor, of iedereen belt met zijn eigen gsm-nummer. Met Google Voice komt bellen in dezelfde omgeving terecht. Je bedrijfsnummer werkt dan op je gsm, je laptop en een bureautoestel, en klanten zien altijd hetzelfde nummer.
In dit artikel lees je wat Google Voice kan, welke versie je nodig hebt en waar je op let voor je overstapt.
Wat is Google Voice?
Google Voice is een uitbreiding op Google Workspace waarmee je belt en gebeld wordt via internet. Er staat geen telefooncentrale meer op kantoor: alles draait bij Google. Je belt via:
- de app op je gsm (Android en iPhone),
- je browser op de laptop, ook rechtstreeks vanuit Gmail,
- een ondersteund bureautoestel, als je dat wilt.
Ook Belgische nummers worden ondersteund: ons land staat op Google's lijst van ondersteunde landen, net als Nederland, Frankrijk en Duitsland.
Wat kan het?
- Eén nummer, overal. Je neemt op met je bedrijfsnummer, waar je ook bent. Je privénummer blijft privé.
- Voicemail als tekst. Ingesproken berichten worden automatisch uitgeschreven en komen ook in Gmail terecht.
- Spam weren. Google blokkeert verdachte oproepen.
- Werkuren uit je agenda. Buiten je werkuren in Google Calendar gaan oproepen naar voicemail.
- Belgroepen en keuzemenu. Een oproep laten rinkelen bij meerdere collega's, of een menu met "druk 1 voor ..." (vanaf de versie Standard).
- Samen met Meet. Google Voice werkt samen met Google Meet.
Welke versie heb je nodig?
Google Voice heeft drie versies. Voor bedrijven werken ze alle drie enkel bovenop een betalend Google Workspace-abonnement.
- Starter is voor kleine teams tot 10 gebruikers. Er zitten geen belgroepen en geen keuzemenu in.
- Standard heeft geen limiet op het aantal gebruikers en voegt belgroepen, een keuzemenu met meerdere niveaus, bureautoestellen en het opnemen van gesprekken toe.
- Premier voegt automatische opname van alle gesprekken, uitgebreide rapporten en gebruikers in meerdere landen toe.
Je betaalt per gebruiker per maand, bovenop je Workspace-licentie. Google toont de prijzen op zijn site in dollar; Starter begint er bij 10 dollar per gebruiker per maand. Kijk voor de actuele prijs altijd op de site van Google.
Voor de meeste KMO's met een onthaal of een team dat samen de telefoon opvangt, is Standard de logische keuze: daar zitten de belgroepen en het keuzemenu in.
Je huidige nummer meenemen
Je bestaande vaste nummer kan je meestal overzetten naar Google Voice. Google vermeldt wel dat je in Europese landen geen mobiele, niet-geografische of VoIP-nummers kan overzetten. Een gewoon geografisch nummer, zoals een 015-nummer, komt het meest in aanmerking. Een 04-nummer of een 0800-nummer niet. Kijk dus eerst na wat voor nummer je hebt, voor je iets opzegt.
Waar let je op?
- Een goede internetverbinding. Bellen via internet is zo goed als je netwerk. Op kantoor betekent dat stabiele wifi of een kabel naar het bureautoestel.
- Noodoproepen. Google Voice ondersteunt noodnummers zoals 112, maar de voorwaarden van Google beschrijven ook beperkingen. Lees die na, zeker als iemand van thuis of onderweg werkt.
- Gesprekken naar het buitenland. Google rekent een deel van de gesprekken in je abonnement, maar niet alle. Bel je veel naar het buitenland, kijk dan na wat in jouw versie inbegrepen is.
- Wie doet het beheer? Een nieuwe collega toevoegen of het keuzemenu aanpassen gebeurt in de beheerconsole van Google Workspace. Spreek af wie dat opvolgt.
Voor wie is het iets?
Google Voice past goed als je team al met Google Workspace werkt, vaak onderweg is en geen ingewikkeld callcenter nodig heeft. Heb je een wachtrij met veel gelijktijdige oproepen of koppelingen met specifieke software nodig, vergelijk dan ook met een andere cloudtelefooncentrale.
Twijfel je wat het best past? Wij zetten telefonie in de cloud op en passen ze aan wanneer er iets verandert, zoals een nieuwe collega.
Bronnen
- Google: Google Voice voor bedrijven (opent in een nieuw venster)
- Google: Voice-abonnementen vergelijken (opent in een nieuw venster)
- Google: ondersteunde landen voor Google Voice (opent in een nieuw venster)
- Google: voorwaarden om nummers over te zetten (opent in een nieuw venster)
- Google: regionale voorwaarden voor Google Voice (opent in een nieuw venster)